Collecte, analyse et communication de données fondées sur la race

Collecte, analyse et communication de données fondées sur la race

À propos de la Loi de 2017 contre le racisme

1. Le racisme systémique est une réalité qui persiste encore de nos jours en Ontario et se manifeste sous plusieurs formes. Le racisme systémique survient lorsque des institutions créent ou perpétuent des inégalités raciales. Cette forme de racisme n’est pas nécessairement intentionnelle et peut résulter de politiques, de procédures ou de pratiques qui paraissent neutres, mais qui ont pour effet de favoriser certaines personnes et d’en défavoriser d’autres selon leur race.
   
   
2.  La Loi de 2017 contre le racisme (la « Loi ») reconnaît que le racisme systémique existe en Ontario. La Loi exige que les organismes du secteur public recueillent, analysent et communiquent des données fondées sur la race dans le but de repérer et d’éliminer le racisme systémique et la disparité raciale dans l’accès aux services et dans les résultats. La législation adopte une approche pangouvernementale et s’applique aux organismes des secteurs de l’éducation, de la protection de l’enfance et de la justice.
   
   
3. Le Règl. de l’Ont. 267/18 (le « Règlement ») autorise l’Unité des enquêtes spéciales (l’« UES ») à recueillir, auprès des plaignants et des agents impliqués, des renseignements personnels relatifs à leur identité autochtone, leur origine ethnique, leur race et leur religion. Le Règlement impose également à l’Unité de respecter les Normes relatives aux données en vue de repérer et de surveiller le racisme systémique (les « Normes relatives aux données »).
   
   
4. La présente politique vise à garantir l’observation, par l’UES, de la Loi, du Règlement et des Normes relatives aux données.

Objectifs visés par la Loi

5. Le but de la collecte de renseignements personnels en vertu de la Loi, du Règlement et des Normes relatives aux données est d’éliminer le racisme systémique et de faire progresser l’équité raciale.
   
   
6. Les objectifs de l’UES en application de la Loi sont les suivants : 
   
   
   • Repérer et surveiller les disparités raciales éventuelles dans l’accès aux services de l’UES et dans les résultats de ses enquêtes;
   • Accroître la transparence et la responsabilisation par des rapports rendus publics; 
   • Aider à cerner et à éliminer les obstacles au sein de l’UES; 
   • Publier des données anonymisées dans le but de faciliter l’évaluation, la gestion et l’amélioration des services policiers en Ontario.
     
     
7. L’élimination de la disparité raciale nécessite d’abord de reconnaître son existence et d’en faire le suivi. En recueillant ces renseignements, l’UES obtiendra des informations plus détaillées sur l’identité des plaignants et des agents impliqués et pourra faire le suivi de l’accès à ses services et de ses résultats. La communication publique de l’analyse et des données garantit la transparence des fonctions de l’UES, contribue à la responsabilisation et, ainsi, au renforcement de la confiance du public, et fournit aux services de police une source de renseignements utiles pour évaluer leurs propres politiques et pratiques.

Responsabilité de la mise en œuvre

8. L’UES disposera d’un Comité de collecte des données (le « Comité »), responsable de l’application générale de la Loi, du Règlement et des Normes relatives aux données. 
   
   
9. Le Programme des services aux personnes concernées (« PSPC ») sera chargé de demander des renseignements personnels sur les plaignants décédés. Les enquêteurs principaux sont chargés de demander des renseignements personnels sur les agents impliqués et sur les autres plaignants dans leurs enquêtes. L’enquêteur principal doit soit demander personnellement ces informations, soit s’assurer qu’une autre personne (un enquêteur, un responsable des enquêtes ou un membre du personnel du PSPC) l’a fait. 
   
   
10. Le PSPC est responsable de la gestion des données. Le PSPC recevra tous les renseignements personnels recueillis et veillera à ce qu’ils soient conservés en lieu sûr et d’une manière qui préserve leur exactitude.

Sensibilisation et consultation du public

11. L’UES mènera régulièrement des consultations auprès de représentants des communautés touchées, dont des groupes communautaires, des universitaires et des groupes juridiques de défense des droits. L’UES devrait également consulter des groupes de maintien de l’ordre, en particulier ceux qui représentent les intérêts d’agents de police racialisés.
    
    
12. Le Comité-ressource du directeur de l’UES (le « Comité-ressource ») représentera la méthode principale de consultation. La mise en œuvre correcte de la Loi devrait être abordée à chaque réunion du Comité-ressource et les membres de ce comité seront invités à faire des observations au sujet des objectifs de l’UES en vertu de la Loi ainsi que de la façon dont les données sont recueillies, analysées et communiquées dans des rapports.
    
    
13. Les renseignements rendus publics sur la collecte de données en vertu de la Loi seront affichés sur le site Web de l’UES. Le site Web contiendra des renseignements sur l’objet de la collecte des données et la méthode suivie pour recueillir ces données, ainsi que les coordonnées d’un membre de l’UES qui répondra aux questions concernant la Loi.

Collecte de renseignements personnels en vertu de la Loi

14. 1. Le Règlement autorise l’UES à recueillir des renseignements sur l’identité autochtone, la race, la religion et l’origine ethnique d’un plaignant et d’un agent impliqué. L’UES recueillera également des renseignements sur l’âge et l’identité de genre pour permettre de mener une analyse intersectionnelle efficace des données.
    
    
15. L’UES n’a pour obligation que de tenter de recueillir des renseignements personnels et les particuliers peuvent refuser de fournir des renseignements personnels. Les membres de l’UES doivent consigner dans un dossier le nombre de fois qu’ils ont tenté de recueillir des renseignements personnels. Il leur est interdit d’exercer des pressions sur un particulier pour qu’il fournisse des renseignements. Les renseignements recueillis doivent être donnés volontairement et avec le consentement exprès du particulier.
    
    
16. Les renseignements personnels doivent être recueillis directement auprès du plaignant ou de l’agent impliqué, sauf dans les cas suivants :
      
    
    1.  Une autre personne est légalement autorisée à agir au nom du plaignant ou de l’agent impliqué (c’est-à-dire, un parent, un tuteur légal ou une personne agissant en vertu d’une procuration). Dans ces circonstances, le membre de l’UES doit vérifier le lien légal de cette personne avec le plaignant ou l’agent impliqué et, si la représentation est contestée, exiger une preuve documentaire.
       
       
    2. Le plaignant ou l’agent impliqué autorise une autre personne à fournir ses renseignements personnels. Dans ce cas, le plaignant ou l’agent impliqué doit remplir le formulaire d’Autorisation de collecte indirecte.
       
       
    3. Le plaignant ou l’agent impliqué est décédé. Dans ce cas, le membre de l’UES est autorisé à recueillir des renseignements personnels auprès du plus proche parent du défunt en cas d’absence apparente de fiduciaire de la succession.
       
       
    
    
17. Il est primordial de respecter la dignité et l’autonomie personnelle du particulier pendant la collecte des données. Les membres de l’UES ne doivent pas contester la façon dont un plaignant ou un agent impliqué s’auto-identifie.
    
    Renseignements personnels au sujet de plaignants décédés 
    
    
18. Il est de la responsabilité du Programme des services aux personnes concernées (« PSPC ») de contacter la personne compétente pour obtenir des renseignements personnels au sujet d’un plaignant décédé. Le PSPC décide quand et comment recueillir ces renseignements.
    
    Renseignements personnels au sujet des autres plaignants
    
    
19. Le moment où les renseignements personnels sont recueillis auprès d’un plaignant et la façon dont ils sont recueillis doivent être souples et adaptés aux circonstances et capacités du plaignant.
    
    
20. Les Normes relatives aux données exigent que les renseignements personnels soient recueillis à la première occasion appropriée qui se présente. Dans la plupart des cas, l’enquêteur devrait recueillir des renseignements personnels immédiatement après que le plaignant a fait sa déclaration. Cependant, il pourrait être nécessaire de retarder la collecte de renseignements si le plaignant se trouve en détresse psychologique, s’il éprouve des douleurs physiques intenses ou s’il fait preuve d’un comportement qui suscite des doutes quant à sa capacité à donner son consentement. L’enquêteur principal dispose du pouvoir discrétionnaire de retarder la collecte des renseignements pour quelque raison que ce soit, à condition qu’il agisse de bonne foi.
    
    
21. L’enquêteur doit lire au plaignant l’avis suivant s’il estime que la collecte de renseignements est indiquée :
    
    
    L’UES est autorisée à recueillir des renseignements au sujet de votre identité autochtone, de votre race, de votre religion et de votre origine ethnique en vertu de la Loi contre le racisme. Ces renseignements serviront à repérer et surveiller les disparités raciales systémiques dans le secteur public. Vous n’êtes pas obligé de fournir ces renseignements et pouvez refuser de le faire. Acceptez-vous de fournir ces renseignements?
    
    
    L’avis et la réponse initiale du plaignant doivent figurer dans l’enregistrement audio ou vidéo de l’entrevue avec le plaignant. L’enregistrement doit ensuite être immédiatement éteint.
    
    
22. Si le plaignant consent à donner ces renseignements, l’enquêteur lui remet le questionnaire du sondage en vertu de la Loi sur le racisme qui figure à l’Annexe A. Le plaignant doit avoir la possibilité de remplir le questionnaire dans un endroit privé où il peut répondre aux questions d’une manière indépendante, puis placer le questionnaire dûment rempli dans une enveloppe scellée avant de la remettre à l’enquêteur. Cependant, selon le cas :
      
    
    • si le plaignant préfère ne pas remplir le questionnaire sur place, on peut lui remettre une enveloppe prépayée, adressée au PSPC;
      
      
    • si le plaignant a besoin d’aide pour lire ou remplir le questionnaire l’enquêteur peut l’aider à y répondre.
      
      
    
    
23. L’enquêteur doit prendre des précautions pour limiter au maximum l’invasion de la vie privée du plaignant pendant la collecte de renseignements personnels. Les réponses au questionnaire ne doivent jamais figurer dans les notes de l’enquêteur et le questionnaire rempli ne doit pas être photocopié ou scanné. Si le questionnaire est remis à l’enquêteur dans une enveloppe scellée, l’enquêteur ne doit pas l’ouvrir.
    
    
24. L’enquêteur doit remettre la version originale des questionnaires, dûment remplis, au PSPC en main propre, par la poste ou par messager.
    
    
25. L’enquêteur doit inscrire dans ses notes des renseignements sur les tentatives de recueillir des renseignements personnels (mais pas sur les renseignements personnels eux-mêmes). Ces renseignements doivent aussi être transmis au PSPC par courriel ou par téléphone, en temps opportun, pour que le PSPC puisse faire le suivi des réponses et déterminer s’il y a d’autres mesures de suivi à prendre.
    
    Renseignements personnels au sujet d’agents impliqués
    
    
26. Si un agent de police est désigné agent impliqué dans une lettre, la lettre doit être fournie avec le questionnaire joint à l’Annexe B de la présente politique. Si l’agent de police est désigné agent impliqué dans un formulaire rempli sur les lieux par l’enquêteur, une copie papier du questionnaire devrait être remise à l’agent impliqué ou à l’agent de liaison du service de police qui la remettra à l’agent impliqué. L’enquêteur qui remet une copie papier du questionnaire doit envoyer un courriel de suivi au PSPC pour confirmer que la copie du questionnaire a été remise à l’agent impliqué.
    
    
27. Lorsque la désignation d’un agent est changée d’agent impliqué à agent témoin, l’enquêteur principal doit en aviser le PSPC qui détruira tous les renseignements personnels recueillis au sujet de cet agent. Le PSPC doit consigner dans un dossier la date où les renseignements personnels ont été détruits et le motif de leur destruction.

Formation des membres de l’UES

28. Les enquêteurs et les membres du PSPC doivent recevoir une formation sur la façon de recueillir des données en application de la Loi, du Règlement et des Normes relatives aux données. Cette formation abordera également les causes de la méfiance profonde que ressentent les peuples et les communautés autochtones envers les systèmes gouvernementaux et les efforts de collecte de données.
    
    
29. Tout autre membre de l’UES qui a des contacts directs avec le public doit se familiariser avec la présente politique et être capable de répondre à des questions de base sur la collecte de données par l’UES en application de la Loi, y compris sur l’objet de la collecte, l’utilisation des renseignements recueillis, les circonstances dans lesquelles les renseignements peuvent être divulgués ou non et la protection de la vie privée des particuliers.

Gestion des renseignements et sécurité

30. L’accès aux renseignements personnels obtenus en vertu de la Loi ne sera autorisé qu'aux personnes qui ont besoin d’accéder à ces renseignements. Cela signifie que seuls les employés ou agents de l’UES qui doivent obtenir les renseignements personnels à des fins prévues par la Loi peuvent avoir accès aux renseignements personnels. Les renseignements ne seront ni consultés ni utilisés à toute autre fin.
    
    
31. Des copies papier des sondages seront conservées dans un lieu sûr, auquel n’auront accès que des membres du PSPC. Le PSPC saisira des données agrégées des sondages dans une base de données électronique sécurisée.
    
    
32. Les renseignements recueillis en vertu de la Loi seront conservés pendant au moins cinq ans après le jour où ils ont été utilisés pour la dernière fois aux fins d’analyse. À l’expiration de cette période, le conseiller juridique de l’UES décidera s’il y a lieu de les détruire conformément aux Normes relatives aux données.
    
    
33. Les atteintes à la vie privée potentielles relatives aux données recueillies aux termes de la Loi seront immédiatement déclarées au conseiller juridique de l’UES, qui interviendra en application du protocole de gestion et d’intervention en cas d’atteinte à la vie privée, établi en vertu de la Loi contre le racisme.

Accès aux renseignements, mise à jour des renseignements et retrait du consentement

34. Les particuliers qui fournissent à l’UES des renseignements personnels en application de la Loi, de son Règlement et des Normes relatives aux données peuvent consulter ou rectifier ces renseignements, ou retirer leur consentement à leur utilisation. Toute demande à cette fin doit être présentée au PSPC, qui la traitera en consultation avec le conseiller juridique de l’UES.
    
    
35. Le particulier peut retirer son consentement à l’utilisation de ses renseignements oralement et par écrit. Si un particulier retire son consentement oralement, le membre de l’UES doit immédiatement en aviser le PSPC. Les autres demandes doivent être présentées au PSPC par écrit.

Analyse et rapports

36. Le Comité veillera à ce que l’analyse des renseignements et l’établissement des rapports correspondants soient effectués régulièrement. Il peut engager les services d’une personne externe possédant des connaissances spécialisées dans l’analyse de données fondées sur la race à cette fin. Si une personne est mandatée pour exécuter l’analyse, elle devra bien connaître la Loi contre le racisme, le Règlement et les Normes relatives aux données, et s’y conformer.
    
    
37. L’analyse et les données anonymisées seront affichées sur le site Web de l’UES après une consultation auprès des communautés concernées et du conseiller juridique de l’UES. Le conseiller juridique vérifiera que la publication de l’analyse et des données est bien conforme à la Directive sur les données ouvertes de l’Ontario et à toutes les autres lois en matière de protection de la vie privée.

Mesures correctives fondées sur des disparités raciales

38. Si une disparité raciale est relevée, le Comité, en consultation avec les groupes concernés, déterminera les mesures correctives appropriées qu’il convient de prendre en vue de réduire la disparité et d’éliminer les obstacles systémiques, et appliquera ces mesures.
    
    
39. Par mesures correctives, on entend notamment l’examen et l’élaboration de politiques, une formation accrue, une campagne de sensibilisation ciblée et une représentation élargie au Comité-ressource du directeur.